Backoffice

Optimalisatie van administratieve processen

Samen kijken we naar de inrichting van jouw administratieve workflows. Door deze processen te stroomlijnen en efficiënter te organiseren, bespaar je tijd, verhoog je de kwaliteit en verklein je de kans op fouten.

1. Data-invoer en gegevensbeheer
   Ik bied ondersteuning bij het verwerken van zorgindicaties in het cliëntsysteem die via Vecozo binnenkomen. (301-berichten). Dit omvat onder andere het correct en tijdig invoeren van toewijzingen, met de juiste productlabels, doelgroepindeling en het aantal uren dagbesteding per week (inclusief vervoer), zodat de administratieve basis altijd klopt.
2. In- en uitstroom van unieke cliënten
   Ik zorg voor een correcte registratie van de in- en uitstroom van cliënten.  Bij de start registreer ik via vecozo van de zorgverlening registreer ik iedere deelnemer met een startbericht (305) in het systeem, en bij beëindiging met een stopbericht (307).  Daarnaast houd ik per doelgroep het aantal unieke cliënten bij, inclusief de bijbehorende zorgzwaarte en financieringsstroom. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor de verantwoording in het jaarverslag.
3. Correcte tariefinvoer
   Een juiste tariefinvoer is essentieel voor een foutloze facturatie. Ik zorg voor een nauwkeurige verwerking van tarieven op basis van actuele codelijsten in het cliëntsysteem.
4. Aanwezigheid cliënten
   De opdrachtgever verstrekt aan het einde van iedere maand een overzicht van de aanwezigheid en afwezigheid van de cliënten aan mij als opdrachtnemer. Vervolgens registreer en fiatteer ik deze gegevens, zodat op basis daarvan de facturatie kan plaatsvinden. Daarnaast zorgt ik ervoor dat de cliënten maandelijks digitaal hun geplande aanwezigheid ondertekenen. Ik stel de documenten tijdig beschikbaar voor online ondertekening via Xtranet.
5. Facturatie
   Ik ondersteun bij het opstellen en verzenden van facturen via het cliëntsysteem en Vecozo (323/303-declaratieberichten). Hierbij houd ik uiteraard rekening met de geldende declaratierichtlijnen en actuele zorgcontracten.
   Doe je zelf de registratie, het fiatteren en het versturen van facturen, maar ervaar je het crediteren bij afkeuring als een last (bijvoorbeeld het opsporen van de fout)? Dan kan ik je daar bij helpen.
6. Omzetregistratie
   Ik zorg voor de registratie en monitoring van de jaarlijkse omzet uit verzonden zorgfacturen, zodat je altijd een duidelijk overzicht hebt van de financiële prestaties van je organisatie. Dit stelt je in staat om tijdig bij te sturen en de financiële situatie nauwkeurig te volgen.
7. Productieverantwoording
   Een up-to-date productieadministratie is essentieel voor de jaarlijkse verantwoording. Ik zorg ervoor dat de gegevens altijd actueel en overzichtelijk zijn. Het verantwoordingsproces in de zorgadministratie waarborgt dat financiële transacties en geleverde zorg voldoen aan wet- en regelgeving en contractafspraken. De productieverantwoording is hierbij cruciaal voor een gedegen accountantscontrole en draagt bij aan transparantie en naleving van de eisen.
8. Compliance en privacy
   Wet- en regelgeving veranderen continu. Ondersteuning bij naleving van wet- en regelgeving en het interne privacybeleid binnen de zorgadministratie. Ik help jouw organisatie om te blijven voldoen aan de geldende eisen, waaronder de AVG.
9. Kwaliteit en Kwaliteitsborging
   Kwaliteit vormt de kern van mijn werkwijze. Ik bied gerichte ondersteuning bij het opzetten, onderhouden en verbeteren van het kwaliteitssysteem, het opstellen van het jaarverslag en de voorbereiding op audits. Daarnaast kijk ik kritisch mee naar administratieve processen, signaleer ik knelpunten en denk ik mee over duurzame verbeteroplossingen. Zo zorgen we er samen voor dat de kwaliteit van jouw zorgadministratie stevig is geborgd en toekomstbestendig blijft.
10. Opstellen van Protocollen
    Het opstellen van protocollen is van cruciaal belang voor het waarborgen van een veilige en gestructureerde werkomgeving binnen jouw zorgboerderij. Ik help je bij het ontwikkelen van heldere en effectieve protocollen die voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, en die afgestemd zijn op de specifieke zorgbehoeften van jouw cliënten en medewerkers. Door maatwerkprotocollen te creëren, zorg ik ervoor dat de juiste procedures op het juiste moment gevolgd worden, wat bijdraagt aan de continuïteit van de zorg en de kwaliteit van de dienstverlening.
11. Opstellen van een Informatiemap
    Een goed georganiseerde informatiemap is essentieel voor de efficiëntie en duidelijkheid binnen jouw zorgboerderij. Ik help je bij het opstellen van een informatiemap die alle belangrijke documentatie, protocollen en richtlijnen op een gestructureerde en toegankelijke manier samenbrengt. Deze map biedt zowel medewerkers als cliënten snel toegang tot de juiste informatie, zodat procedures eenvoudig te volgen zijn en alles wat nodig is bij de hand ligt. Van zorgovereenkomsten tot operationele procedures, ik zorg ervoor dat jouw informatiemap volledig en up-to-date is
12. Intranet- en Xtranetbeheer
    Ik verzorg de inrichting en het beheer van intranet en xtranet-omgevingen binnen het cliëntsysteem. Dit omvat onder andere toegangsbeheer, het actualiseren van content en het optimaliseren van de gebruikerservaring.
13. ICT-werkzaamheden
    Een goed functionerend systeem is de ruggengraat van de administratie. Ik beheer en onderhoud de systemen die nodig zijn om de administratieve processen soepel te laten verlopen.
14. Webdesign en Websiteontwikkeling
    Met mijn achtergrond in webdesign kan ik je ook helpen bij het creëren van een professionele en gebruiksvriendelijke website voor jouw zorgboerderij. Of het nu gaat om het ontwerpen van een nieuwe website of het verbeteren van een bestaande, ik zorg ervoor dat jouw online aanwezigheid niet alleen visueel aantrekkelijk is, maar ook functioneel en toegankelijk voor zowel cliënten als zorgprofessionals. Samen creëren we een platform dat de waarden en diensten van jouw zorgboerderij op een duidelijke en effectieve manier uitstraalt.